Regeling melding misstanden (klokkenluidersregeling)

Regeling melding misstanden (klokkenluidersregeling)

Inleiding

Integriteit en veiligheid heeft Eisma Media Groep uiteraard hoog in het vaandel staan en we doen er dan ook alles aan om beide te waarborgen. Dat kan helaas niet voorkomen dat het weleens misgaat, mis dreigt te gaan of mis lijkt te gaan. Uiteraard kan je daar altijd melding van maken bij je eigen of een andere leidinggevende of bij een directielid.

Wil je officieel Melding doen van een Misstand, van een Vermoeden van een missstand of van een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht binnen Eisma Media Groep, dan vind je in deze regeling hoe je om moet of kunt gaan met het officieel melden daarvan.

Deze regeling biedt bovendien bescherming aan Melders van (vermoedens van) misstanden en inbreuken op EU-recht. Als je twijfelt over de regels, vragen hebt over de uitleg daarvan of suggesties hebt voor verbetering van deze Regeling, dan kan je terecht bij jouw leidinggevende, de afdeling HR, het Meldpunt of een Bevoegde autoriteit.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  1. Meldregeling: deze regeling melding misstanden (klokkenluidersregeling);
  2. Melding: melding van (een vermoeden van) een misstand of Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht binnen Eisma Media Groep;
  3. Misstand: een misstand is:
    1. een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of
    2. een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:
      1. een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld, dan wel
      2. een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding als de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is;
4. Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een melder dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie als hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een Misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de Melder bij Eisma Media Groep heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de Melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie;
5. Schending van het Unierecht: een werk gerelateerde schending of een gevaar voor schending van het Unierecht is een handeling of nalatigheid die betrekking heeft op volgende domeinen van het Unierecht:
a. overheidsopdrachten;
b. financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismebestrijding;
c. productveiligheid en productconformiteit;
d. veiligheid van vervoer;
e. bescherming van het milieu;
f. stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
g. veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
h. volksgezondheid;
i. consumentenbescherming;
j. bescherming van persoonsgegevens.
6. Kring van beschermden: diegenen waarvoor deze meldregeling geldt, is iedereen die werkzaamheden verricht voor Eisma Media Groep, zowel diegenen die een huidige, voormalige en/of toekomstige werkrelatie met Eisma Media Groep hebben, zoals:
a. werknemers,
b. ambtenaren,
c. zelfstandigen en opdrachtnemers (bijv. consultants, freelancers, aannemers, leveranciers),
d. aandeelhouders en bestuurders,
e. vrijwilligers,
f. bezoldigde of onbezoldigde stagiairs,
g. personeel van aannemers en leveranciers,
h. ex-werknemers en andere personen van wie de werkrelatie is beëindigd,
i. sollicitanten en andere personen van wie de werkrelatie nog moet aanvangen, en ook de familieleden en collega’s van de Melder;
7. Melder: diegene uit de Kring van beschermden die een Melding doet of heeft gedaan op de in deze Meldregeling voorgeschreven wijze;
8. Adviseur: een adviseur met geheimhoudingsplicht die een Melder in vertrouwen kan raadplegen;
9. Meldpunt: intern punt waar de Melding kan worden gemeld en van waaruit zorgvuldige opvolging wordt geven aan die Melding;
10. Bevoegde autoriteit: onafhankelijke functionaris of functionarissen, waar de Melding kan worden gemeld, en welke onafhankelijke functionarissen zorgvuldige opvolging kunnen geven aan die melding;
a. de Autoriteit Consument en Markt;
b. de Autoriteit Financiële Markten;
c. de Autoriteit persoonsgegevens;
d. De Nederlandsche Bank N.V.;
e. het Huis;
f. de Inspectie gezondheidszorg en jeugd;
g. de Nederlandse Zorgautoriteit;
h. de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming, en
i. [bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en bestuursorganen, of onderdelen daarvan, die taken of bevoegdheden hebben op een van de gebieden].
11. Huis: het Huis voor Klokkenluiders bedoeld in artikel 3 van de Wet bescherming klokkenluiders, dat openstaat voor Melders;
12. Benadelingsverbod: verbod op elke vorm van benadeling van een Melder uit de Kring van beschermden die een Melding heeft gedaan, zoals bijvoorbeeld doch niet uitsluitend; schorsing, ontslag, een negatieve beoordeling, pesterijen of uitsluiting, voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten of het intrekken van een vergunning. Ook dreigen met of een poging doen tot benadeling valt onder het benadelingsverbod. Het Benadelingsverbod geldt voor natuurlijke personen en voor rechtspersonen die een Melder bijstaan.

Artikel 2. Algemene bepalingen
1. Deze Meldregeling geldt voor Melders die bij het Meldpunt of bij een Bevoegde autoriteit Melding doen.
2. Diegenen die behoren tot de Kring van beschermden kunnen van deze Meldregeling gebruikmaken en vallen onder het Benadelingsverbod, mits de Melding op de in deze Meldregeling voorgeschreven wijze is gedaan.

Artikel 3. Geheimhouding
1. Iedereen die betrokken is bij een Melding of het onderzoek naar een Vermoeden van een Misstand en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens. Dit geldt alleen niet als enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of als uit zijn taak bij de uitvoering van de Wet Bescherming Klokkenluiders de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
2. Onder gegevens met een vertrouwelijk karakter worden in ieder geval begrepen:

  • gegevens over de identiteit van een Melder en van degene aan wie de Misstand wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht en informatie die daartoe herleidbaar is, en
  • informatie over een bedrijfsgeheim.

3. De identiteit van een Melder en de informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de Melder kan worden achterhaald, wordt niet bekendgemaakt zonder diens instemming.

Artikel 4. Melding bij het Meldpunt (interne Melding)
1. Intern Melden bij het Meldpunt heeft de voorkeur van Eisma Media Groep omdat de Misstand of Inbreuk dan het snelst kan worden aangepakt. Eisma Media Groep kan dan ook eventueel direct maatregelen nemen om de Misstand of Inbreuk te stoppen (‘zelfreinigend vermogen’ van de organisatie). Bij direct extern melden mist de Melder de interne onderzoeksmogelijkheid.

2. Meldingen kunnen intern worden gemeld:

  • bij het Meldpunt:
    Tessa Nederhoff, t.nederhoff@eisma.nl, telefoonnummer 06-11592358;

3. De Melding bij het Meldpunt kan de Melder zowel schriftelijk als mondeling doen, zowel telefonisch, als via een spraakbericht, als per mail als in persoon op verzoek van de Melder binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie.

4. Een Melder en alle personen uit de Kring van beschermden die een Melding overwegen, hebben de mogelijkheid om een Adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.

5. Iemand die Melding doet bij het Meldpunt, heeft recht op:

  • ontvangstbevestiging binnen zeven dagen;
  • informatie over de vervolgstappen binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging;
  • geheimhoudingsplicht: zijn of haar identiteit mag niet zonder toestemming worden bekendgemaakt;
  • bescherming van zijn of haar persoonsgegevens;
  • bescherming tegen benadeling.

Artikel 5. Registratie van Meldingen
1. Alle Meldingen worden door Eisma Media Groep geregistreerd in een daarvoor ingericht register.
2. Als een melding wordt gedaan via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem, dan wordt die melding geregistreerd door een nauwkeurige schriftelijke weergave (transcriptie) van het gesprek op te slaan, de Melder wordt in de gelegenheid gesteld om de schriftelijke weergave te controleren, eventueel te corrigeren en goed te keuren.

Artikel 6. Geheimhouding
De Melder die een Misstand, het Vermoeden van een Misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht meldt en diens Adviseur alsook degene(n) aan wie een Misstand, het Vermoeden van een Misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht is gemeld, behandelen de Melding vertrouwelijk. Zonder voorafgaande toestemming van Eisma Media Groep wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de organisatie. Bij het verschaffen van informatie wordt de identiteit van de Melder niet genoemd en wordt de informatie zo verstrekt dat de anonimiteit van de Melder gewaarborgd blijft.

Artikel 7. Anonieme Melding (intern)

Een anonieme Melding kan een Melder intern doen bij de volgende onafhankelijke functionaris:
Tessa Nederhoff, t.nederhoff@eisma.nl, telefoonnummer 06-11592358;

Artikel 8. Melding bij de Bevoegde autoriteit (externe Melding)
Meldingen, ook anonieme Meldingen, kunnen direct of na een interne Melding extern worden gemeld bij de Bevoegde autoriteit, te weten:

  • de Autoriteit Consument en Markt, telefoonnummer 070-7222000
  • de Autoriteit Persoonsgegevens, telefoonnummer 088-1805250
  • het Huis voor Klokkenluiders, telefoonnummer 088-1331000

Artikel 9. Bescherming

1. Alle Melders en iedereen uit de Kring van beschermden die een Melding overweegt of bij een Melder betrokken is, valt onder het Benadelingsverbod en wordt aldus beschermd tegen benadeling, zodat zij altijd zonder gevaar voor hun (rechts)positie de mogelijkheid hebben om te Melden over een (Vermoeden van een) Misstand binnen de organisatie of het melden van Informatie over Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht.
2. Melders kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor bijvoorbeeld laster, openbaarmaking van bedrijfsgeheimen of schending van het auteursrecht of de geheimhoudingsplicht als zij terecht aannamen dat dit noodzakelijk was om een Misstand of Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht te onthullen.
3. Deze Meldregeling en het Benadelingsverbod zijn niet bedoeld voor klachten van persoonlijke aard van een Melder, ook niet voor kritiek op gemaakte beleidskeuzes of voor gewetensbezwaren.
4. De Melder die een Melding maakt, moet niet uit persoonlijk gewin handelen; ook dan gelden deze Meldregeling en het Benadelingsverbod niet.
5. De Melder die een Melding maakt van een Misstand, het Vermoeden van een misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht waaraan hijzelf bewust heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van sancties.

Artikel 10. Informatie, advies en ondersteuning

1. Een Melder of potentiële Melder kan het Meldpunt verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake een Misstand, het Vermoeden van een misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht.
2. Daarnaast kan een Melder, een potentiële Melder en/of een persoon uit de Kring van beschermden een beroep doen op de adviestaak van het Huis, bijvoorbeeld een verzoek om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, zie: Huisvoorklokkenluiders.nl.

Artikel 11. Onderzoek

1. Het Meldpunt stelt, zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is, een onderzoek in naar de gemelde Misstand, het gemelde Vermoeden van een misstand of de gemelde Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, tenzij:

  1. de Melding niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
  2. op voorhand duidelijk is dat de Melding geen betrekking heeft op een Misstand, een vermoeden van een Misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht als bedoeld in deze Meldregeling.

2. Als het Meldpunt besluit geen onderzoek in te stellen, dan informeert het Meldpunt de Melder daar binnen twee weken na de interne Melding schriftelijk over. Dit besluit wordt met redenen omkleed.
3. Als het Meldpunt besluit om wel onderzoek in te stellen, dan informeert het Meldpunt de Melder daar binnen twee weken na de interne Melding schriftelijk over.

Artikel 12. Bevoegdheden Meldpunt
1. Ten behoeve van het onderzoek betreffende een Melding is het Meldpunt bevoegd alle relevante documenten op te vragen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht. Eisma Media Groep is in beginsel verplicht om aan het Meldpunt de gevraagde informatie te verschaffen, dan wel behulpzaam te zijn bij de verwerving ervan. Als de gevraagde informatie niet of deels door Eisma Media Groep wordt verschaft, dan wordt dit met redenen omkleed en kenbaar gemaakt aan het Meldpunt.
2. Ten behoeve van het onderzoek betreffende een Melding kan het Meldpunt in ieder geval de directie van Eisma Media Groep horen.
3. Als de inhoud van de door de directie van Eisma Media Groep verstrekte informatie – vanwege het vertrouwelijke karakter – uitsluitend ter kennisneming van het Meldpunt moet blijven, wordt dit aan het Meldpunt medegedeeld.
4. Het Meldpunt kan ter verkrijging van de benodigde informatie deskundigen inschakelen, met inachtneming van het bepaalde in lid 5 van dit artikel.
5. Tot een maximum van € 500,- worden door het Meldpunt gemaakte kosten automatisch in rekening gebracht bij de directie van Eisma Media Groep. Kosten boven dit maximum moeten – voordat ze worden gemaakt – ter goedkeuring worden voorgelegd aan de directie van Eisma Media Groep.

Artikel 13. Adviesrapport
1. Als het Meldpunt de Melding in onderzoek heeft genomen, dan legt het Meldpunt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen acht weken na ontvangst van de Melding zijn bevindingen betreffende de Melding vast in een adviesrapport gericht aan de directie van Eisma Media Groep. In het adviesrapport wordt een oordeel gegeven over de gegrondheid van de Melding en doet het Meldpunt aanbevelingen aan de directie van Eisma Media Groep
2. In bijzondere gevallen kan deze termijn worden verlengd en informeert het Meldpunt de directie van Eisma Media Groep hierover. Binnen maximaal drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging moet de Melder echter geïnformeerd worden over de opvolging en de eventuele vervolgstappen.
3. Het adviesrapport met aanbevelingen wordt – voor zover nodig voor de bescherming van de Melder – in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan het Meldpunt verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen verstrekt aan de Melder en de directie van Eisma Media Groep.

Artikel 14. Standpunt
1. Binnen vier weken na ontvangst van het adviesrapport van het Meldpunt worden de Melder, het Meldpunt en degene(n) op wie de Misstand, het vermoeden van een Misstand of de Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht betrekking heeft, door of namens de directie van Eisma Media Groep schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt betreffende de Melding. Daarbij wordt ook aangegeven tot welke stappen de Melding heeft geleid, dan wel zal leiden.
2. In bijzondere gevallen kan deze termijn worden verlengd met maximaal vier weken. De directie van Eisma Media Groep doet hiervan schriftelijk melding aan de Melder en aan het Meldpunt en aan degene(n) op wie de Misstand, het vermoeden van een Misstand of de Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht betrekking heeft.

Artikel 15. Openbaarheid van deze Meldregeling
1. De directie van Eisma Media Groep zorgt ervoor dat deze Meldregeling op een vertrouwelijke manier kan worden geraadpleegd en publiceert deze Meldregeling in een online omgeving waar iedereen die onder de Kring van beschermden valt de Meldregeling altijd niet traceerbaar kan raadplegen.
2. De directie van Eisma Media Groep stelt alle belanghebbenden op de hoogte van het bestaan van deze Meldregeling.

Artikel 16. Overige regelingen
1. Deze regeling treedt in werking op 17 december 2023.
2. In die situaties of omstandigheden die in deze Meldregeling niet zijn geregeld, beslist de directie van Eisma Media Groep.

De directie,

E. van Hes
M. Groen
R. Sturrus